Sobald Sie den Notar mit der Vorbereitung der Beurkundung beauftragen, beginnt der Prozess. Ab diesem Zeitpunkt ist ein Abbruch des Verfahrens mit Kosten verbunden. Solange der Notar keinen Entwurf erstellt hat, sind die Gebühren deutlich geringer als nach Erstellung und Versendung eines Entwurfes. Teilen Sie uns mit, was beurkundet werden muss. Sie müssen keine rechtlichen Angaben machen. In der Regel reicht es aus, wenn Sie uns in eigenen Worten mitteilen, was Sie lösen oder erreichen wollen. Die Form ist Sache von uns. Wenn eine Partei nicht gut genug Deutsch spricht, teilen Sie uns dies bitte zum frühestmöglichen Zeitpunkt mit. Zum Termin muss dann ein Übersetzer hinzugezogen werden. In manchen Fällen muss das Dokument auch schriftlich übersetzt werden. Beides erfordert zusätzliche Zeit.

Der Notar erstellt anhand der von Ihnen erhaltenen Informationen einen Entwurf. Denken Sie daran, dass ein Notar nur Informationen in einem Entwurf berücksichtigen kann, die Sie oder die andere Partei ihm zur Verfügung stellen. Wenn Sie dem Notar Informationen (absichtlich oder nicht absichtlich) vorenthalten, wird der Entwurf Ihrer Situation nicht vollständig gerecht.

In der Regel schickt Ihnen ein Notar einen Entwurf, damit Sie sich auf ihren Termin vorbereiten, eventuelle Lücken ausfüllen und eventuell noch vorhandene Ungenauigkeiten korrigieren können. Sobald der Notar den Entwurf verschickt hat, sind die Kosten für die Beendigung des Verfahrens erhöht. Sollten Sie Änderungen oder Ergänzungen haben, teilen Sie dies bitte rechtzeitig vor dem Beurkundungstermin dem Notar mit. Der Notar hat dann genügend Zeit, Änderungen und Ergänzungen zu prüfen und einzufügen. Und er kann den überarbeiteten oder ergänzten Entwurf vor der Beurkundung erneut an alle relevanten Personen zur Überprüfung senden. Teilen Sie deshalb ihre Änderungswünsche so früh wie möglich mit, um auch den anderen Beteiligten genügend Zeit zur Überprüfung des Entwurfes bei Änderungen zu geben.

Nachdem sich die Beteiligten und der Notar auf den Urkundentext geeinigt haben, kann ein Beurkundungstermin vereinbart werden. Der Termin beginnt mit der Feststellung der Personalien. Bringen Sie also bitte gültige Ausweispapiere (Personalausweis oder Reisepass) mit. Wenn Sie noch weitere Dokumente mitbringen müssen, teilen wir ihnen dies im Normalfall mit. Es schadet aber nicht, wenn Sie mehr Unterlagen als benötigt dabeihaben. Sofern wir von Ihnen amtliche Urkunden (wie Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden, Erbscheine, Testamente und Gerichtsakten, notarielle Urkunden) benötigen, benötigen wir in der Regel das Original, manchmal reichen auch beglaubigte Kopien. Eine einfache normale Kopie reicht oft nicht aus. Der Notar liest Ihnen den vollständigen Text der Urkunde vor und stellt Ihnen alle Anlagen (z.B. Pläne) zur Ansicht zur Verfügung. Das Vorlesen des Vertrages mag etwas altmodisch erscheinen, stellt aber sicher, dass alle Beteiligten den vollständigen Vertragstext mindestens einmal gehört haben. Auch kann der Notar den Inhalt der Urkunde beim Vorlesen besser prüfen. Sie werden überrascht sein, wie viele Ungereimtheiten Ihnen erst beim Vorlesen auffallen. Während des Termins erläutert Ihnen der Notar den Inhalt der Urkunde. Stellen Sie im Termin alle Fragen, die ihnen auf dem Herzen liegen. Im Termin aufkommende Fragen lassen sich in den meisten Fällen schnell im Termin klären. Wenn Sie nach dem Vorlesen der Urkunde und dem Klären Ihrer Fragen mit dem Inhalt der Urkunde einverstanden sind, unterschreiben Sie diese. Anschließend unterschreibt auch der Notar. Damit ist die Beurkundung beendet.

Der Notar bringt auf dem Originaldokument sein Siegel an. Die Abschriften werden dann vom Original abgefertigt. Diese Kopien können als beglaubigte Kopien oder einfache Kopien erstellt werden. Jeder Beteiligte erhält die vorgesehenen Ausfertigungen oder Abschriften übersandt. Gleichzeitig bekommen Sie normalerweise auch unsere Rechnung.

Im Anschluss an den Termin vollzieht der Notar die Urkunde, d. h. er führt die gewünschten rechtlichen Veränderungen herbei. Manchmal erfordert die Urkunde, dass der Notar Verzichtserklärungen, Vorkaufsrechtsbescheide und andere Dokumente einholt, um die Urkunde ordnungsgemäß abzuwickeln.

Dem Notar obliegt ferner die Überwachung bestimmter Tätigkeiten, teilweise auch als Treuhänder. Beispielsweise informiert er den Käufer über die Fälligkeit des Kaufpreises.

Anträge beim Grundbuchamt oder Handelsregister werden vom Notar auf der Grundlage einer Urkunde eingereicht. In der Urkunde wird dem Notar hierzu eine Vollmacht erteilt oder er ist gemäß der gesetzlichen Bestimmmungen antragsbefugt.

Wenn die Urkunde endgültig abgewickelt und der gewünschte Erfolg eingetreten ist, informiert Sie der Notar noch einmal abschließend.